Een visum bestaat uit een stempel of sticker die wordt aangebracht in het paspoort van de aanvrager. (Daarom hebben we ook altijd het originele paspoort nodig bij een visumaanvraag). Een visum is als het ware een toegangsbewijs voor een bepaald land. Het visum wordt afgegeven door het consulaat of de ambassade van het betreffende land. In de meeste gevallen is het consulaat verbonden aan de ambassade van dat land, maar consulaten kunnen ook apart opereren.

Visa zijn over het algemeen geldig voor de geplande reis, maar ieder land heeft zijn eigen voorwaarden en soorten visa. Er bestaan toeristenvisa, bezoekersvisa (voor bezoek aan familie of vrienden), zakenvisa, werkvisa (worden maar door enkele landen uitgegeven) en transitvisa (om van een vliegveld over land door te gaan naar een grenspost, ze zijn maar enkele dagen geldig).

Het aanvragen van visa wordt nog te vaak als sluitpost gezien: eerst wordt de reis geregeld en dan komt men tot de ontdekking dat er ook nog visa moeten worden aangevraagd. En dan komen er ineens problemen: in korte tijd moet er ineens een hoop geregeld worden. In de meeste gevallen zal dat dan nog wel lukken, maar helaas komt  het nog regelmatig voor dat een reis moet worden uitgesteld omdat de visa niet op tijd gereed zijn. Als u bij benodigdheden voor een visumaanvraag kijkt staat vermeld hoeveel werkdagen een visumaanvraag in normale gevallen in beslag neemt. Dit is echter geen absoluut gegeven: soms duurt een aanvraag veel langer door nationale feestdagen, afwezigheid van de diplomaat die moet tekenen, omdat bepaalde formaliteiten nog niet vervuld zijn, etc. En ook wij kunnen vastzitten in het verkeer waardoor we te laat komen. Vaak kunnen we dan toch nog wel zorgen dat een aanvraag sneller verloopt dan aangegeven, maar daarvoor kunnen we geen garanties geven! Indien er voor een visumaanvraag autorisatie uit het betreffend land moet komen, of het te bezoeken bedrijf een telex aan de ambassade moet sturen, moet U er rekening mee houden dat ambtelijke procedures in het buitenland dikwijls veel tijd vergen, en dat 'spoed' er vaak een rekkelijk begrip is. Het is dus raadzaam om op tijd met een visumaanvraag te beginnen.